Įkėlimas rankiniu būdu

1. Atidarykite Sąskaitų nuskaitymas ir spauskite Įkelkite dokumentus nuskaitymui.
2. Nutempkite failus į įkėlimo laukelį arba spustelėkite jį ir pasirinkite failus. Tinka PDF, PNG ir JPG, iki 10 failų vienu kartu.
3. Jei visas šio įkėlimo sąskaitas norite apskaityti viena eilute, įjunkite Nuskaityti viena eilute. Šis jungiklis galioja tik šiam įkėlimui.
4. Spauskite Continue. Po kelių sekundžių grįšite į sąrašą.

Nuskaitymas užtrunka apie minutę vienam dokumentui. Puslapį galite palikti; dokumentai atsiras sąraše, kai bus nuskaityti.

Siuntimas el. paštu

Dokumentus galite tiesiog persiųsti el. paštu adresu ocr@quote.lt. Kiekvienas priedas apdorojamas kaip atskiras dokumentas ir atsiranda jūsų organizacijos sąraše.

Kaip įjungti

1. Atidarykite Organizacija → Nustatymai → blokas Gavimas el. paštu.
2. Įjunkite Priimti dokumentus el. paštu. Bus parodytas adresas, kuriuo siųsti.
3. Spauskite Pridėti siuntėją ir įrašykite el. pašto adresą, iš kurio siųsite dokumentus.
4. Į tą adresą atsiųsime 6 skaitmenų kodą. Įveskite jį — adresas taps Aktyvus.

Google Drive aplankas

Prijungus Google Drive, sistema kas 10 minučių patikrina įkėlimo aplanką ir pati apdoroja jame atsiradusius failus. Į tą patį Drive ji gali rašyti apdorotus dokumentus ir jų duomenų lenteles.

Kaip prijungti

1. Atidarykite Organizacija → Nustatymai → blokas Google Drive ir prisijunkite savo organizacijos Google paskyra. Google paprašys leidimo pasiekti failus — pažymėkite jį.
2. Spauskite Sukurti naują aplanką. Sistema sukurs pagrindinį aplanką su trimis poaplankiais: įkėlimo, apdorotų dokumentų ir archyvo.
3. Įjunkite Apdoroti į įkėlimo aplanką įkeltus failus.
4. Pasirinkite, kas vyksta su failu po apdorojimo (Po apdorojimo): perkelti į archyvą arba palikti vietoje.

Nuo šiol pakanka įmesti failą į įkėlimo aplanką (pvz. 1 - Įkelkite čia). Mygtukas Tikrinti dabar patikrina aplanką iš karto, o po juo matote, kada tikrinta paskutinį kartą ir kiek failų priimta per paskutines 24 valandas.

Apdorotų dokumentų rašymas į Drive

Kas vyksta po pateikimo

Kiekvienas dokumentas automatiškai pereina šiuos darbus. Jums nieko nereikia spausti.

Kontrahentas (apskaitoma įmonė)

Sistema turi žinoti, kuriai apskaitomai įmonei priklauso kiekvienas dokumentas. Tik tada ji gali pritaikyti teisingas taisykles, kodus ir apskaitos programos failą.

Kaip sistema atpažįsta apskaitomą įmonę

Ji ieško pirkėjo ir pardavėjo įmonės kodo ar PVM kodo sąraše Kontrahentai ir jų nustatymai:

• jei apskaitoma įmonė sąskaitoje yra pirkėja — tai pirkimas (buyer);
• jei apskaitoma įmonė yra pardavėja — tai pardavimas (seller);
• jei nė viena pusė nerasta, stulpelyje Pastabos atsiranda Nerastas kontrahentas!.

Kai kontrahentas (apskaitoma įmonė) nerastas

1. Pažymėkite tokius dokumentus.
2. Vykdyti → Priskirti kontrahentą.
3. Sistema parodo abi sąskaitos puses. Pasirinkite, kuri yra apskaitoma įmonė. Jei jos dar nėra, ji bus sukurta.
4. Po priskyrimo sutvarkomi ir kiti tos pačios įmonės dokumentai be kontrahento.

Kortelės laukai

Kortelę atidarote eilutės meniu … → Redaguoti; pakeitimus išsaugokite mygtuku Išsaugoti.

Peržiūra ir veiksmai

Lentelėje Sąskaitų nuskaitymas kiekviena eilutė yra vienas dokumentas.

Filtrai virš lentelės padeda rasti dokumentus, kuriems reikia dėmesio, o paieška veikia įvedus bent 3 simbolius. Mygtukas Rodyti leidžia pasirinkti rodomus stulpelius. Paspaudę eilutę, atidarysite dokumentą su visomis eilutėmis.

Veiksmai su pažymėtais dokumentais

Pažymėkite vieną ar kelis dokumentus — virš lentelės atsiras mygtukai.

Būsenos ir pastabos

Pastabos pasako, ko trūksta. Būsena pasako, kas jau padaryta. Abu laukus galite keisti ir patys.

Čekiai banko išraše ir valiutos perskaičiavimas

Kai darbuotojai keliauja į užsienį, jų čekiai ir kortelės kvitai būna vietine valiuta: Islandijos kronomis, Kinijos juaniais, Lenkijos zlotais. Apskaitai reikia sumos eurais — tiksliai tiek, kiek bankas nurašė nuo sąskaitos. Quote suranda kiekvieno čekio mokėjimą banko išraše ir perskaičiuoja čekį į tą sumą.

1. Pateikite banko išrašą (CSV arba PDF) ir to laikotarpio čekius bei kortelės kvitus.
2. Sąraše pažymėkite vieną banko išrašą ir jo čekius.
3. Vykdyti → Susieti čekius su banko išrašu ir perskaičiuoti valiutą.

Kaip randamas mokėjimas

Sistema lygina čekį su kiekviena išrašo eilute pagal sumą originalia valiuta, pirkimo datą, kortelės paskutinius skaitmenis, pardavėjo pavadinimą ir autorizacijos kodą. Bankas mokėjimą dažnai įrašo 1–3 dienomis vėliau, todėl lyginama su pirkimo data, nurodyta operacijos aprašyme.

Rezultatas

• Čekiui užsienio valiuta sukuriama kopija eurais su banko suma. Jos tipas receipt_changed_currency arba card_slip_changed_currency.
• Čekis eurais tik susiejamas su išrašu. Kopijos tipas receipt_linked arba card_slip_linked.
• Originalus čekis gauna būseną susieta · data laikas.
• Banko išrašas papildomas nuorodomis į čekius ir gauna būseną Atnaujinta · data laikas. Naujas išrašas nekuriamas.

Taisyklės

Taisyklės yra dviejų lygių:

• Kontrahento (apskaitomos įmonės) taisyklės galioja visiems tos įmonės dokumentams;
• Tiekėjo ar pirkėjo taisyklės galioja tik dokumentams su konkrečia įmone kitoje pusėje.

Kai abi nustatytos tam pačiam dalykui, laimi tiekėjo ar pirkėjo taisyklė, nes ji tikslesnė. Taisyklės taikomos pateikiant dokumentą. Pakeitę taisyklę, jau esamiems dokumentams spauskite Vykdyti → Pakartotinai pritaikyti taisykles.

Kontrahento (apskaitomos įmonės) taisyklės

Kur rasti: Kontrahentai ir jų nustatymai → eilutės meniu … → Redaguoti → blokas Taisyklės.

Tiekėjo ir pirkėjo taisyklės

Kur rasti: Tiekėjai ir pirkėjai ir jų nustatymai → eilutės meniu … → Redaguoti. Kiekvienas įrašas priklauso vienai apskaitomai įmonei (stulpelis Kontrahento įmonės kodas), todėl tas pats tiekėjas skirtingoms įmonėms gali turėti skirtingas taisykles.

Stulpelis Paieškos raktas parodo, pagal ką tiekėjas atpažįstamas: įmonės kodą, PVM kodą, o fiziniam asmeniui — el. paštą ar vardą.

Klasifikatoriai

Klasifikatorius yra kodas iš apskaitos programos. Kiekvienas turi:

• Kodas ir Aprašymas — kaip apskaitos programoje;
• Tipas — kodų rūšis: produkto_kodas, sandelio_kodas, islaidu_kodas, projekto_kodas, kastu_centro_kodas, operacijos_kodas, mokesciu_kodas, atskaitingo_asmens_kodas, saskaitu_rysys, mokesciu_lentele;
• Kontrahento įmonės kodas — kuriai apskaitomai įmonei kodas priklauso;
• Operacijos tipas — pirkimas arba pardavimas, jei kodas skirtas tik vienai krypčiai; tuščias — abiem.

Kaip kodai patenka į eilutes

Kodo priskyrimas daugeliui sąskaitų

1. Pažymėkite tos pačios apskaitomos įmonės ir tos pačios krypties dokumentus.
2. Vykdyti → Priskirti apskaitos kodą.
3. Pasirinkite kodų rūšį, tada kodą. Jei kodo nėra, jį galima sukurti čia pat.
4. Pasirinkite, ar perrašyti jau priskirtus kodus.

Sistema įsimena pasirinkimą ir kitą kartą panašioms eilutėms tą patį kodą pasiūlys pati.

Failų paruošimas

1. Pažymėkite sutvarkytus dokumentus. Pirkimus ir pardavimus galite žymėti kartu.
2. Vykdyti → Paruošti failus importavimui.
3. Atsisiųskite failus. Matysite tik tos apskaitos programos failus, kuri nurodyta kontrahento (apskaitomos įmonės) kortelėje.
4. Importuokite failus apskaitos programos importo meniu.

Pirkimai ir pardavimai į failus atskiriami pagal stulpelį Kryptis. Jei dokumentas pateko ne į tą failą, patikrinkite kryptį ir kontrahentą.

Organizacijos nustatymai

Kairiajame meniu Organizacija. Pasiekiama organizacijos administratoriams. Viršuje keturi skirtukai.

Naudotojai

Kairiajame meniu Naudotojai matote organizacijos narius ir jų roles. Mygtukas Pakviesti išsiunčia kvietimą naujam naudotojui. Komandos grupuoja naudotojus ir nustato, kurias programas jie mato.

Kalba

Sąsajos kalbą keičiate naudotojo meniu kairiojo meniu apačioje. Pasirinkimas galioja tam naršyklės įrenginiui.

Dažni klausimai